Privacyverklaring Smart Twin-platforms

Versie:                                                        
1.03 d.d. 7 juli 2026

Betreft:                                                      
Alle Smart Twin-Platforms, tenzij daarop expliciet een andere privacyverklaring van toepassing wordt verklaard.

Aanbieder:                                                 
De partij die op de homepage van dit platform staat vermeld.

Platformbeheerder:                               
Smart Twin B.V.

Platformeigenaar:                                  
Smart Twin B.V.

1. In het kort
Dit platform helpt bewoners, adviseurs en organisaties om inzicht te krijgen in woningen. Het platform kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor verduurzaming, woningverbetering, onderhoud, comfort, woonkwaliteit en andere toepassingen waarbij actuele woninginformatie belangrijk is.

Er zijn twee manieren waarop jouw gegevens in het platform kunnen komen:

1. Je gebruikt het platform zelf.

Je vult dan zelf gegevens in. Dat kan zonder account of met account.

2. Een adviseur, energiecoach of andere begeleider gebruikt het platform tijdens een gesprek met jou.

De adviseur vult dan gegevens in op basis van wat jij vertelt of laat zien. Jij hebt dan zelf geen toegang tot het platform.

In beide situaties geldt deze privacyverklaring.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

• persoonsgegevens: gegevens die over jou gaan of aan jou gekoppeld zijn;
• woninggegevens of objectgegevens: gegevens over het gebouw zelf;
• anonieme en gebundelde gegevens: gegevens die niet meer naar jou als persoon herleidbaar zijn.

Persoonsgegevens kun je inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Woninggegevens en woningmodellen blijven onderdeel van het platform van Smart Twin en worden niet verwijderd als jouw persoonsgegevens worden verwijderd.

 

2. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

De Aanbieder
De partij die op de homepage van het platform staat vermeld, is de Aanbieder van deze website of dit project.

De Aanbieder is, tenzij anders vermeld, verwerkingsverantwoordelijke voor het beschikbaar stellen van het platform binnen het betreffende project, de doelgroep en de communicatie met bewoners,

Smart Twin B.V.
Smart Twin B.V. is eigenaar en beheerder van het platform en de woningmodellen die in of met het platform worden opgebouwd. Smart Twin B.V. verwerkt persoonsgegevens deels ten behoeve van de Aanbieder en deels voor eigen doelen die samenhangen met het platform, zoals technisch beheer, beveiliging, kwaliteitsverbetering, het onderhouden en verbeteren van woningmodellen en het ontwikkelen van het platform. Voor die eigen verwerkingen is Smart Twin zelf verantwoordelijk voor naleving van de privacyregels.

Smart Twin verwerkt gegevens voor:

• de werking van het platform;
• het technisch beheer;
• het maken van berekeningen en analyses;
• het onderhouden, verbeteren en uitbreiden van woningmodellen;
• het ondersteunen van adviseurs en Aanbieders;
• het afhandelen van privacyvragen en verzoeken.

Voor privacyvragen kun je altijd contact opnemen met Smart Twin. Als jouw vraag door de Aanbieder moet worden behandeld, zorgt Smart Twin ervoor dat je naar de juiste partij wordt doorverwezen of dat jouw verzoek daar terechtkomt.

Voor vragen over persoonsgegevens, correctie of verwijdering kun je contact opnemen met Smart Twin B.V. via: privacy@smarttwin.nl

 

3. Wanneer geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt als:

• je zelf het platform gebruikt;
• je gegevens invult zonder account;
• je een account aanmaakt;
• je later terugkomt in je account;
• een adviseur, energiecoach of andere begeleider gegevens voor jou invult;
• je via het platform informatie, advies of een offerte aanvraagt;
• woninggegevens worden gebruikt om woningmodellen te verbeteren.

Als je het platform zelf gebruikt, gelden ook de gebruiksvoorwaarden. Daarin staat hoe je het platform mag gebruiken en wat je van de uitkomsten mag verwachten.

Als een adviseur of energiecoach het platform gebruikt tijdens een gesprek met jou, gebruik jij het platform niet zelf. De gebruiksvoorwaarden zijn dan meestal niet rechtstreeks op jou van toepassing. Deze privacyverklaring geldt dan wel.

 

4. Welke gegevens kunnen worden gebruikt?
Niet in elke situatie worden alle gegevens gebruikt. Dat hangt af van het platform, het project en wat jij of de adviseur invult.

A. Contact- en accountgegevens
Deze gegevens worden gebruikt om een account aan te maken en als je informatie op wil vragen. Ze worden met niemand gedeeld, tenzij je een informatieaanvraag doet (zie punt E). Bijvoorbeeld:

• naam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• accountgegevens;
• inloggegevens;
• gegevens die nodig zijn om je later opnieuw toegang te geven.
  

B. Gegevens over jouw huishouden, gebruik en wensen
Deze gegevens worden gebruikt om energieberekeningen te maken en adviezen te geven. Je individuele gegevens  worden met niemand gedeeld, tenzij je daarvoor expliciet toestemming geeft. Bijvoorbeeld:

• aantal bewoners;
• gebruik van warm water;
• bijzonder energiegebruik, zoals een aquarium, sauna, waterbed of andere apparatuur;
• wensen voor comfort, verduurzaming, onderhoud of verbetering;
• voorkeuren;
• antwoorden die je invult;
• keuzes die je maakt in het platform.

Je bepaalt zelf welke gegevens je invult of aan de adviseur geeft.

C. Gegevens over de woning
Dit zijn openbare gegevens. Bijvoorbeeld:

• adres;
• woningtype;
• bouwjaar;
• oppervlakte;
• bouwkundige kenmerken;
• dak, gevels, ramen, glas en isolatie;
• installaties;
• energiekenmerken;
• onderhouds- of verbeterkenmerken;
• maatregelen die mogelijk zijn;
• gegevens die jij of een adviseur aanvult of verbetert.

Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit verschillende bronnen, zoals openbare registers, databestanden, luchtfoto’s, kaartmateriaal, meetgegevens, AI-interpretaties, gegevens van derden en gegevens die bewoners of adviseurs zelf toevoegen.

D. Technische gegevens
Bijvoorbeeld:

• datum en tijd van gebruik;
• foutmeldingen;
• loggegevens;
• beveiligingsgegevens;
• gegevens over het apparaat of de browser;
• cookies of vergelijkbare technieken.

E. Gegevens bij informatie- of offerteaanvragen
Als je via het platform informatie, advies of een offerte aanvraagt, kunnen gegevens worden verwerkt die nodig zijn om die aanvraag af te handelen. Dit gebeurt alleen als jij daar zelf om vraagt.

 

5. Zelf gebruikmaken van het platform zonder account
Je kunt het platform gebruiken zonder account. Als je geen account maakt, worden jouw persoonlijke gegevens niet opgeslagen om later opnieuw te gebruiken. Bij een volgend bezoek moet je gegevens dan opnieuw invullen.

Gegevens die je toevoegt of verbetert over de woning kunnen wel onderdeel worden van het woningmodel. Die gegevens worden dan niet bewaard als onderdeel van jouw persoonlijke account, maar als gegevens over het gebouw.

Voorbeeld:

• Je vult in dat een woning beter geïsoleerd is dan eerder bekend was.
• Die verbetering kan worden gebruikt om het woningmodel te verbeteren.
• Als je geen account hebt, wordt die verbetering niet bewaard als persoonlijk profiel van jou.

6. Zelf gebruikmaken van het platform met account
Als je een account maakt, kunnen gegevens worden bewaard zodat je later verder kunt gaan. Dan kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens worden bewaard:

• je accountgegevens;
• de door jou ingevulde gegevens;
• jouw keuzes;
• jouw scenario’s;
• jouw wensen;
• gegevens over jouw gebruik van de woning;
• de koppeling tussen jouw account en de woning waarmee je werkt.

Je kunt je persoonsgegevens laten aanpassen of verwijderen.

Let op: als je jouw persoonsgegevens laat verwijderen, blijven de woninggegevens en woningmodellen bestaan. Zie ook hoofdstuk 11.

 

7. Gebruik via een adviseur, energiecoach of begeleider
Soms vult een adviseur, energiecoach of andere begeleider gegevens in tijdens een gesprek met jou. Jij hebt dan zelf geen toegang tot het platform. In dat geval geldt het volgende:

• de adviseur legt uit waarvoor de gegevens worden gebruikt;
• de adviseur verwijst naar deze privacyverklaring;
• de adviseur vraagt mondeling of schriftelijk of je ermee akkoord bent dat de gegevens worden ingevoerd;
• je bepaalt zelf welke persoonlijke gegevens je geeft;
• je kunt later vragen om inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens.

De adviseur kan gegevens invullen over jouw woning, jouw wensen, jouw huishouden en jouw gebruik van de woning. Die gegevens worden gebruikt om een scan, advies, berekening of overzicht te maken.

Gegevens over de woning worden onderdeel van het woningmodel van Smart Twin. Als jouw persoonsgegevens later worden verwijderd, blijven deze woninggegevens als objectgegevens bestaan.

 

8. Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?
Persoonsgegevens worden gebruikt voor de doelen waarvoor ze zijn ingevuld of verstrekt. Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• het maken van een scan, advies, berekening of overzicht;
• het tonen van informatie over jouw woning;
• het bewaren van jouw gegevens in een account;
• het ondersteunen van een gesprek met een adviseur of energiecoach;
• het beantwoorden van vragen;
• het uitvoeren van een informatie- of offerteaanvraag;
• het beveiligen en beheren van het platform;
• het oplossen van storingen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het maken van anonieme en gebundelde statistieken.

Persoonsgegevens worden ook niet zonder grondslag gebruikt om jou persoonlijk te beoordelen voor heel andere doelen, zoals hypotheekverstrekking, WOZ-waardebepaling, verzekeringen, zorgbesluiten of vergelijkbare individuele beslissingen. Als een partij gegevens voor zo’n concreet individueel doel wil gebruiken, moet die partij daarvoor zelf een geldige grondslag hebben en jou daarover informeren.

We verkopen jouw naam, contactgegevens, accountgegevens, huishoudgegevens en persoonlijke wensen niet aan derden. Woninggegevens, objectgegevens, woningmodellen en daarvan afgeleide inzichten kunnen wel worden gebruikt binnen de dienstverlening, databases en productontwikkeling van Smart Twin, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

8A. Op welke grondslag verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst of jouw verzoek: bijvoorbeeld als je zelf het platform gebruikt, een account aanmaakt, een scan uitvoert of informatie aanvraagt;
• toestemming of akkoord: bijvoorbeeld als een adviseur of energiecoach gegevens voor jou invoert, of als je vraagt om een offerte of contact met een derde partij;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, technisch beheer, foutoplossing, kwaliteitsverbetering van het platform en verbetering van woningmodellen, voor zover jouw privacybelang daardoor niet zwaarder weegt;
• taak van algemeen belang of publieke taak: als de Aanbieder een publieke organisatie is, zoals een gemeente, en het platform inzet voor een publiek project;
• wettelijke verplichting: als gegevens moeten worden verwerkt of bewaard omdat de wet dat verplicht.

Als we gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

 

9. Waarvoor worden woninggegevens en woningmodellen gebruikt?
Woninggegevens en woningmodellen zijn breder inzetbaar dan alleen voor verduurzaming. Smart Twin kan woninggegevens, objectgegevens, woningmodellen en daarvan afgeleide inzichten gebruiken voor onder meer:

• het beheren, verbeteren en uitbreiden van het platform;
• het verbeteren van bestaande woningmodellen;
• het ontwikkelen van nieuwe woningmodellen;
• het ontwikkelen, testen en verbeteren van rekenmodellen;
• het verbeteren van databanken met actuele woninginformatie;
• verduurzaming en energiebesparing;
• woningverbetering, onderhoud en renovatie;
• comfort, woonkwaliteit en toekomstbestendig wonen;
• gebiedsanalyses en beleidsontwikkeling;
• wetenschappelijk, statistisch of maatschappelijk onderzoek;
• ontwikkeling van nieuwe producten en diensten;
• risico-inschattingen op gebouwniveau;
• toepassingen rond financiering, vastgoed, beheer, veiligheid, zorg, hulpdiensten of leefbaarheid;
• rapportages en analyses op basis van actuele woninginformatie.

Daarbij geldt steeds het volgende uitgangspunt:

Persoonlijke gegevens over jou, jouw huishouden, jouw contactgegevens, jouw account en jouw persoonlijke wensen worden niet als onderdeel van het woningmodel aan derden meegeleverd, tenzij jij daar zelf om vraagt, daar toestemming voor geeft, of er een andere wettelijke grondslag voor is.

Smart Twin mag woningmodellen en objectgegevens wel blijven gebruiken, verbeteren, combineren, analyseren en beschikbaar stellen als onderdeel van het platform, de databases en de dienstverlening van Smart Twin.

 

10. Eigendom van het platform, databases en woningmodellen
Jouw persoonsgegevens blijven van jou.

Openbare data en data van derden blijven, voor zover van toepassing, van de oorspronkelijke bron of leverancier.

Smart Twin is eigenaar van:

• het platform;
• de software;
• de databases;
• de samengestelde woningmodellen;
• verbeteringen en aanvullingen van woninggegevens die in het woningmodel worden verwerkt;
• berekeningen, afleidingen en modelinformatie die op basis van woninggegevens worden gemaakt.

Als jij of een adviseur woninggegevens aanvult of verbetert, mogen die gegevens worden gebruikt om het woningmodel te verbeteren.

 

11. Verwijderen van persoonsgegevens en behoud van woninggegevens
Je kunt vragen om verwijdering van jouw persoonsgegevens, zie ook hoofdstuk 18. Als je dat doet, verwijdert of ontkoppelt Smart Twin de gegevens waarmee jij als persoon herkenbaar bent, voor zover die gegevens niet meer nodig zijn en er geen wettelijke reden is om ze langer te bewaren.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• account;
• persoonlijke wensen;
• gegevens over jouw huishouden;
• gegevens over jouw gebruik van de woning;
• de koppeling tussen jou en een scan of advies.

Zolang woninggegevens redelijkerwijs aan jou, een andere bewoner, eigenaar of gebruiker van de woning gekoppeld kunnen worden, behandelen we die gegevens als persoonsgegevens voor zover de AVG dat vereist. Als de koppeling met jou als persoon is verwijderd of verbroken, kunnen de overblijvende gegevens worden gebruikt als objectgegevens over de woning of als onderdeel van het woningmodel,

Ze blijven dan bestaan als objectgegevens in het woningmodel. Dat betekent dat de volgende gegevens niet worden verwijderd alleen omdat jij jouw persoonsgegevens laat verwijderen:

• gegevens over het gebouw;
• bouwkundige kenmerken;
• installaties;
• isolatiegegevens;
• gecorrigeerde of aangevulde woningkenmerken;
• berekende of afgeleide objectkenmerken;
• gegevens uit openbare of externe bronnen;
• het woningmodel;
• anonieme en gebundelde statistieken.

Als je denkt dat woninggegevens feitelijk onjuist zijn, kun je vragen om correctie.

 

12. Anonieme en gebundelde gegevens
Gegevens kunnen ook anoniem en gebundeld worden gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld gaan om gegevens over:

• typen woningen;
• gekozen maatregelen;
• wensen van bewoners;
• comfortbehoeften;
• energiegebruikspatronen;
• voortgang van verduurzaming;
• interesse in bepaalde verbeteringen;
• verschillen tussen woningtypen, buurten of gebieden.

Deze anonieme en gebundelde gegevens kunnen worden gebruikt voor:

• beleidsontwikkeling;
• gebiedsanalyses;
• onderzoek;
• wetenschappelijke studie;
• statistiek;
• rapportages;
• verbetering van rekenmodellen;
• ontwikkeling van nieuwe producten en diensten;
• inzicht in woonkwaliteit, verduurzaming, onderhoud, veiligheid of andere maatschappelijke thema’s.

Bij rapportages over huishoudens, wensen of gebruikers wordt gewerkt met groepen. Er wordt niet gerapporteerd over groepen kleiner dan 10 huishoudens, gebruikers of woningen, tenzij op een andere manier voldoende zeker is dat de gegevens niet naar individuele personen herleidbaar zijn.

Als een groep te klein is, worden gegevens samengevoegd met een grotere groep of niet afzonderlijk getoond.

Anonieme en gebundelde gegevens bevatten geen naam, e-mailadres, telefoonnummer, account of andere directe contactgegevens.

13. Worden gegevens gedeeld met anderen?
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is, als jij daar zelf om vraagt, als jij toestemming geeft, of als daar een wettelijke grondslag voor is. Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld met:

• de Aanbieder van het platform;
• Smart Twin B.V.;
• een adviseur of energiecoach die jou begeleidt;
• IT- en hostingpartijen;
• onderhouds- en beveiligingspartijen;
• een aannemer, leverancier of adviseur als jij zelf informatie of een offerte aanvraagt;
• overheidsinstanties als dat wettelijk verplicht is.

Woninggegevens, objectgegevens, woningmodellen en daarvan afgeleide inzichten kunnen door Smart Twin ook worden gebruikt of beschikbaar worden gesteld voor de bredere toepassingen die in hoofdstuk 9 zijn genoemd.

Daarbij worden jouw naam, contactgegevens, accountgegevens, persoonlijke wensen en huishoudgegevens niet meegeleverd, tenzij dat nodig is voor een door jou gevraagde dienst of daar een andere wettelijke grondslag voor is.

 

14. Offertes en informatie van derden
Via het platform kun je soms informatie, advies of een offerte aanvragen bij een derde partij. Dat gebeurt alleen als jij daar zelf voor kiest. In dat geval worden alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn om jouw aanvraag te behandelen. De partij die de offerte uitbrengt, informatie verstrekt of een advies geeft, is zelf verantwoordelijk voor de inhoud daarvan en voor verdere communicatie met jou.

 

15. Automatische berekeningen en modellen

Het platform gebruikt automatische berekeningen, databronnen en rekenmodellen om woninginformatie te interpreteren, aan te vullen of te verbeteren. Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• het herkennen of inschatten van woningkenmerken;
• het combineren van gegevens uit verschillende bronnen;
• het berekenen van mogelijke maatregelen;
• het maken van scenario’s;
• het verbeteren van woningmodellen.

De uitkomsten zijn bedoeld als hulpmiddel. Ze zijn geen garantie en nemen geen definitieve beslissing voor jou. Je blijft zelf verantwoordelijk voor keuzes die je maakt op basis van de informatie in het platform.

 

16. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Zonder account
Als je geen account maakt, worden jouw persoonsgegevens niet opgeslagen om later opnieuw te gebruiken.

Woninggegevens die je aanvult of verbetert, kunnen wel onderdeel worden van het woningmodel.

Met account
Accountgegevens worden bewaard zolang het account bestaat. Na verwijdering van het account worden persoonsgegevens verwijderd of ontkoppeld, tenzij bewaring nog nodig is voor een wettelijke verplichting, beveiliging, geschilafhandeling of een lopend verzoek. Als je account 2 jaar niet is gebruikt, dan krijg je een mail met de vraag of je het account nog wil laten bestaan. Als je dat niet wil of daar niet op reageert, dan wordt het account na een maand verwijderd.

Via adviseur of energiecoach
Gegevens die via een adviseur of energiecoach worden ingevoerd, worden bewaard zolang dat nodig is voor het adviestraject, het project of de afspraken met de Aanbieder.

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens.

Woninggegevens en woningmodellen
Woninggegevens, objectgegevens en woningmodellen kunnen langer worden bewaard als onderdeel van de databases en modellen van Smart Twin.

Anonieme en gebundelde gegevens
Anonieme en gebundelde gegevens kunnen langer worden bewaard, omdat deze niet bedoeld zijn om jou als persoon te herkennen.

Technische loggegevens
Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor beveiliging, foutoplossing en beheer.

 

17. Beveiliging
Smart Twin neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dat gebeurt bijvoorbeeld door:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• technische beveiliging;
• logging en monitoring;
• zorgvuldig beheer van accounts;
• afspraken met dienstverleners;
• beveiligingsmaatregelen bij opslag en verzending;
• alle gegevens worden opgeslagen op servers die in Nederland staan.
  
  

18. Jouw rechten
Je hebt rechten over jouw persoonsgegevens. Je kunt vragen om:

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt;
• intrekking van toestemming.

Gebruik hiervoor: privacy@smarttwin.nl

Smart Twin kan vragen om je te identificeren, zodat zeker is dat het verzoek echt van jou komt.

Deze rechten gaan over persoonsgegevens. Ze betekenen niet dat woninggegevens, objectgegevens, woningmodellen of anonieme en gebundelde gegevens moeten worden verwijderd.

 

20. Klachten

Heb je een klacht over hoe met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan? Neem dan contact op via: privacy@smarttwin.nl

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

20. Cookies
Het platform gebruikt cookies en vergelijkbare technieken, zoals lokale opslag in de browser. Sommige technieken zijn nodig om het platform goed en veilig te laten werken, bijvoorbeeld voor sessiebeheer, inloggen, beveiliging en het onthouden van functionele instellingen of scanvoortgang. Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentiecookies of analytische cookies. Als dat verandert, passen wij de cookieverklaring aan en vragen wij toestemming waar dat wettelijk nodig is. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

21. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De nieuwste versie staat op het platform. Bij belangrijke wijzigingen wordt dit op een passende manier bekendgemaakt.