Van verspreide data naar één betrouwbare vastgoedwerkelijkheid
Hoe Woonbedrijf de informatie over 35.000 woningen samenbrengt in een bouwkundige basis die afdelingen en processen verbindt.
Woonbedrijf in het kort
Woningscorporatie Woonbedrijf beheert circa 35.000 woningen in Eindhoven en blijft groeien. De portefeuille loopt uiteen van rijtjeswoningen en appartementen tot onzelfstandige eenheden, villa’s en getransformeerde schoolgebouwen. Die diversiteit stelt hoge eisen aan de kwaliteit, toegankelijkheid en actualiteit van vastgoedinformatie.
In 2016 begon Woonbedrijf de zoektocht naar meer grip op verspreide vastgoeddata. Die leidde tot een langjarige, gelijkwaardige samenwerking met De Twee Snoeken. Woonbedrijf bracht praktijkkennis en kennis van corporatieprocessen in; De Twee Snoeken expertise in modelleren en digitale structuren. Zo werd Smart Twin verder ontwikkeld vanuit de dagelijkse praktijk van een woningcorporatie.
De uitdaging
Vastgoedinformatie stond bij Woonbedrijf verspreid over verschillende systemen en bronnen. Financiële gegevens stonden in SAP, bouwkundige informatie in statische AutoCAD-tekeningen en daarnaast bestonden losse bestanden en lijsten. Om een oppervlakte of ruimte te bepalen, moest iemand de tekening handmatig nalopen.
Dat werd vooral zichtbaar bij woningmutaties. Na een huuropzegging moesten plattegronden, oppervlakten en huurpunten worden gecontroleerd en bijgewerkt. Wijzigingen gingen naar een extern tekenbureau, kwamen terug voor controle en moesten vervolgens opnieuw in andere documenten en systemen worden verwerkt. Dit proces kostte gemiddeld ongeveer anderhalf uur per mutatie.
Door de vele overdrachtsmomenten ontstond wachttijd en konden verschillende versies naast elkaar blijven bestaan. Medewerkers besteedden daardoor tijd aan het controleren en herstellen van informatie, terwijl het gesprek juist zou moeten gaan over de beslissing die met die informatie wordt genomen.
De oplossing
Woonbedrijf onderzocht verschillende marktpartijen aan de hand van een eigen behoeftelijst. Smart Twin sloot het beste aan omdat het woningmodel niet alleen een visualisatie is, maar een bouwkundige informatiebasis waaruit gegevens en berekeningen voor verschillende processen kunnen worden afgeleid.
Bij de ontwikkeling en implementatie waren verschillende rollen betrokken: van senior vastgoedbeheerders en specialisten vastgoedbeheer tot de informatiearchitect, de manager vastgoedbedrijf en de directeur vastgoed. Daardoor werd Smart Twin ontwikkeld vanuit de dagelijkse corporatiepraktijk en niet alleen vanuit de techniek.
Woonbedrijf gebruikt Smart Twin nu voor:
- NEN 2580-oppervlakten en plattegronden als basis voor vastgoedwaardering.
- Het automatisch berekenen van WWS-punten op basis van de actuele ruimten en afmetingen.
- Het zelfstandig vastleggen van veelvoorkomende woningaanpassingen, soms al tijdens het bezoek aan de woning.
- Actuele plattegronden voor woningadvertenties en bewonerscommunicatie.
- Het organisatiebreed raadplegen van hetzelfde bouwkundige woningmodel.
Volgende toepassingen die Woonbedrijf voor ogen heeft zijn het genereren van hoeveelheden en onderhoudseenheden en het berekenen van verduurzamingsscenario’s vanuit de woningmodellen. Daarmee kan dezelfde bouwkundige basis ook de MJOB, onderhoudsplanning en verduurzamingsagenda voeden.
Het resultaat
Meetbare impact
- Een woningaanpassing kost gemiddeld vijftien tot twintig minuten, tegenover ongeveer anderhalf uur in de oude werkwijze.
- Na een wijziging is alle modelinformatie, waaronder het huurpuntenrapport en de bewonersplattegrond binnen enkele minuten beschikbaar.
- Woonbedrijf kan naar schatting bijna negentig procent van de woningaanpassingen zelfstandig verwerken, op het moment dat de informatie beschikbaar komt.
- De huidige datakwaliteit wordt nu op een 8+ geschat, tegenover een 3 à 4 in het verleden.
Kwalitatieve impact
- Minder discussie over de juistheid van informatie en meer aandacht voor de beslissing die ermee wordt genomen.
- Minder afhankelijkheid tussen afdelingen, doordat verhuur, vastgoed en andere collega’s dezelfde actuele informatie kunnen raadplegen.
- Minder foutgevoeligheid en herstelwerk, doordat plattegrond, oppervlakten en puntentelling vanuit dezelfde wijziging worden bijgewerkt.
- Betrouwbaardere woningadvertenties en duidelijkere informatie voor bewoners.
- Minder tijd kwijt aan zoeken, controleren en herstellen, wat ook bijdraagt aan het werkplezier.
'Smart Twin is voor ons een grote stap richting de digitalisering van onze werkelijkheid.'
- Marieke Franken, Directeur Vastgoed, Woonbedrijf
Benieuwd wat één actuele, bouwkundig onderbouwde vastgoedbasis voor jouw woningcorporatie kan betekenen?
Vraag een demo aan en ontdek hoe Smart Twin woningmodellen, kenmerken en databronnen samenbrengt, veranderingen actueel houdt en informatie herbruikbaar maakt voor WWS, NEN 2580 en MJOB.
Neem contact op
